こんにちは。北海道石狩市、江別市、北海道札幌市を中心にオフィスづくりのサポートをしている石狩オフィスづくり.comです。

皆様はテレワークをご存知ですか？

最近ではメディアでテレワークについて取り上げられていますので、テレワークという言葉を聞いたことがある方は多いと思います。

「テレワーク＝在宅勤務」のイメージが強いと思いますが、決してそうではありません。

テレワークとは、働き方の一種でインターネットを活用することで、時間や場所にとらわれずに働くことができる働き方のことです。

「仕事をしない社員がいる」「オフィスでないと仕事ができない」等の理由で、結局テレワークが定着しなかったという方やそもそも何をしたら良いのかわからないという方も多くいらっしゃるのではないでしょうか？

今回は、テレワークを成功させる7つの秘訣についてご紹介します。

1つ目　デスクトップPCからノートPCへ

テレワークは場所にとらわれずに働く働き方です。そのため、業務で使用するパソコンをノートPCにすることが大前提です。

2つ目　クラウド化

オフィスのあらゆる書類や情報をクラウドで管理する必要があります。テレワークが定着しない理由として、オフィスでしか行うことができない仕事があるからです。オフィスでしか行うことができない仕事があると、結局オフィスに戻る必要が出てきます。クラウド化なしでテレワークを行うことは、かえって非効率になってしまいます。

3つ目　テレビ会議システムの導入

テレワークを行うと相手の顔が見えないため、コミュニケーションが希薄になりがちです。また、本当に仕事をしているのかもわかりません。そのため、勤務時間中はテレワークを導入している営業マンとオフィスをテレビ会議で常時接続することが重要です。常にテレビ会議で繋いでいることで、オフィスにいるように話しかけることができ、こまめな打ち合わせも行うことができるようになります。

4つ目　原則はオフィスで業務を行う

テレワークはオフィスに来ないで仕事をすることが目的ではありません。無駄な移動を削減し、隙間時間を効率的に活用することが目的です。また、育児関係で出社ができないなどの場合にこのテレワークを活用することが目的です。そのため、原則はオフィスで業務を行うことが前提となります。

5つ目　ルール作り

上記で原則はオフィスで業務を行うということを説明しました。ただ、オフィスで業務を行わなければという意識が働き、無駄な移動時間を作ってオフィスに戻ってきてしまっては、テレワークを導入する意味がありません。また、営業が終わり就業時間後にオフィスに戻ってきてしまっては、残業を作り出すだけとなってしまいます。そのため、ルールをしっかりと作ることが重要です。例えば、直行直帰の申請を行えば、オフィスに戻らず業務を行うことができるようにしたり、営業先から営業先への移動の隙間時間にオフィスに戻らないなどルールをつくりましょう。

6つ目　チャットなど連絡ツールの導入

メールでのやり取りは、時間がかかり見るのに時間がかかるという特徴があります。また、電話でのやり取りは簡単に伝えられるが、詳細が伝わらないし、相手の時間を強制的に奪ってしまうという特徴があります。そのため、チャットツールを導入することが必要です。最近では、チャットツールで添付資料を送ることもでき、かなり便利となっています。気軽に頻度高くやり取りが取れる体制にすることが重要です。

7つ目　雰囲気作り

テレワークを導入しても、何だか気が引けて活用せず、定着しないというケースが多いです。そのため、テレワークを導入するために社内の雰囲気作りが必要です。まずは、社員の方がテレワークになれるということが必要となりますので、ローテーションで在宅勤務を矯正的に行わせたり、移動時間の見える化を行い、無駄時間の洗い出しをさせるなど、雰囲気作りを行うことが必要です。

この他にも様々なポイントはありますが、最低限上記を行えばテレワークは成功します。

あとは企業によって、特徴が異なりますので、日々テレワークの運用方法を改善していくという意識を持って行うことが必要です。

皆様もテレワークを導入してみてはいかがでしょうか？

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